留学生の在籍管理
在留期限・就労時間・出席を、毎日の記録から確かめる。
在留カードと旅券の期限、更新申請、資格外活動の時間、出席率、対応ケース、学生への通知書。大学・専門学校・日本語学校の留学生担当の仕事を、学生ごとの記録と期限の通知でつなぎます。
留学生の在籍管理の流れ
I01 在留カードと旅券を登録する
留学生担当
番号・満了日・在留資格
I02 満了の90・60・30日前に知らせる
Classio
学生と担当者へ
I03 在留期間の更新を申請する
学生
出入国在留管理局へ
I04 申請日を記録する
留学生担当
「更新申請中」になる
I05 就労時間を週ごとに記録する
留学生担当
基準超えは対応ケースに
I06 一覧と通知書を作る
留学生担当
届出は学校が行う
誰が、どの順番で動くか。「Classio」の行は、システムが自動で行うことです。
留学生の在籍管理とは（Classioの場合）
留学生の在籍管理は、受け入れた留学生の在籍・出席・在留の状況を把握し、学生への案内や、学校が行う届出・報告に備える仕事です。Classioでは、在留カードの期限、就労時間、出席率、対応ケースを学生ごとにまとめ、期限が近づくと学生と担当者に知らせます。届出や申請そのものは、学校と学生が行います。
最終更新：2026年10月26日
在留カードと旅券を登録し、期限を追う
在留カード番号、在留期間の満了日、在留資格を登録します。状態は満了日から毎日自動で決まり、「有効」「期限が近い（90日以内）」「期限切れ」「更新申請中」「特例期間の目安を経過」を見分けられます。
学生が更新を申請したら、申請日を記録します。満了日までの申請なら「更新申請中」になり、特例期間の目安も表示します。新しい番号を登録すると、以前のカードは履歴として残ります。
毎朝9時（日本時間）に、満了日の90日・60日・30日前になった在留カードと旅券について、学生本人（日本語と英語）と担当者に知らせます。
在留カードの一覧。状態は満了日から毎日自動で決まります
- 期限切れ・90日以内・更新申請中の人数。押すと絞り込めます
- 更新申請中は、申請日と特例期間の目安を表示
- 在留カード番号は伏せて表示
資格外活動の時間を記録し、基準を超えた週を見つける
在留資格「留学」の学生は、資格外活動許可の範囲で1週間の合計28時間以内、学校の長期休業期間は1日8時間以内です。担当者が、すべての勤務先を合計した時間を週ごとに記録します。
基準を超える時間を入れると保存の前に表示され、保存すると「資格外活動・就労時間」の対応ケース（優先度 高、期限7日後）が作られます。Classioは記録と気づきのためのしくみで、働くことを止めたり、許可の判断をしたりはしません。
就労時間の記録と、基準を超えた週
- 週28時間、長期休業中は1日8時間の基準
- 基準を超えた週の件数と、回数が多い学生
出席の変化と対応ケースを、担当者で追う
在籍中の留学生のうち、満了が90日以内または期限切れ（更新申請中を除く）、在留カードが未登録、直近6か月の出席率が基準を下回る、のどれかにあてはまる学生について、対応ケースをまとめて作れます。
ケースには担当者・期限・優先度を付け、対応の内容と次に確かめる日を記録して、解決済みにします。作ったケースは担当者と留学生担当に知らされ、学生には送られません。
留学生の公欠・認定欠席は、留学生担当の確認が済むまで承認できません。出席の記録そのものは、出席管理と同じ記録です。
学生への通知書と、届出・報告の準備に使う一覧
在留期間の満了のお知らせ、出席状況のお知らせ、退学・除籍のお知らせを、日本語と英語を並べたPDFで作れます。最大50名までまとめて作れます。
在留カード・旅券の期限一覧（CSV）、月次在籍一覧（CSV）、月間の出席状況報告書（PDF）を作れます。月次在籍一覧は報告の準備に使う学内の記録で、提出用の様式ではありません。
ダウンロードは操作記録に残ります。承認の流れが必要な帳票は「入管・規制帳票」で作ります。
期限一覧や月次在籍一覧を作る帳票の画面
- ダウンロードは操作記録に残ります
- 期限が近い・過ぎた学生の一覧（CSV）
- 月次在籍一覧は報告の準備用で、提出用の様式ではありません
こんなときは
- 学生が勤務先を増やした
- すべての勤務先の合計時間で記録します。同じ学生・同じ週の記録は上書きされます。
- 在留カードを間違えて登録した
- 理由を入力して取り消します。理由は操作記録に残り、残っているカードのうち最新のものが現在のカードになります。
- 永住者など、在留管理の対象外の学生
- カードの「修正」で対象外にすると、期限の確認から外れます。
- 満了日を過ぎても新しいカードが届かない
- 満了日から2か月を過ぎると「特例期間の目安を経過」と表示されます。
学校の種類ごとの違い
- 大学・短大国際課の確認と、教務の出席・成績を、同じ学生の記録で分担します。大学・短大のページ
- 専門学校出席率と就労時間の確認を、教務と留学生担当で分担します。専門学校のページ
- 日本語学校認定日本語教育機関の定期報告など、日本語学校ならではの手続きは日本語学校のページで説明しています。日本語学校のページ
参考資料
制度・法令は引用資料の適用範囲で説明しています。外部資料はClassioの動作や法令適合を認証するものではありません。
- 出入国在留管理庁「在留資格『留学』」 — 該当する活動と在留期間（査証とは別の制度）
- 出入国在留管理庁「『留学』の在留資格に係る資格外活動許可」 — 1 包括許可：週28時間、教育機関の長期休業期間は1日8時間以内。個別許可等は別途確認
- 出入国管理及び難民認定法（e-Gov） — 第19条の17：所属機関による届出（届け出るよう努めなければならない）
参照先の確認日：2026年10月18日
できないこと・確認が必要なこと
- 在留カードのICチップの読み取りは、現在提供していません。カードの情報は画面から登録します。
- 出入国在留管理庁への申請・届出の代行や、在留資格の判断は行いません。届出と申請は、学校と学生が行います。
- 一覧や報告書は準備に使うもので、提出用の様式そのものではありません。