留学生の在留カードとパスポートを登録し、期限と更新申請を管理する

「留学生支援」の「在留カード」と「パスポート」タブで、留学生の在留カードとパスポートを管理します。登録・修正は管理者と留学生担当が行います。

在留カードを登録する

1. 「在留カード」タブで「在留カードを登録」を押します。

2. 学生を選びます。候補には「留学生」として登録された学生だけが出ます。

3. 在留カード番号（英字2桁・数字8桁・英字2桁）、在留期間の満了日、在留資格を入力して保存します。

学生情報に在留期限だけが入っていて在留カードが未登録の学生も、一覧に「学生情報から」と表示されます。「カードとして登録」を押すと、期限と在留資格が入った状態で登録画面が開きます。

同じ番号を入力すると同じカードの更新、新しい番号を入力すると新しいカードとして登録され、以前のカードは「履歴」になります。学生情報の在留カード番号と在留期限も、現在のカードに合わせて更新されます。番号は一覧では一部を伏せて表示します。

状態の見方

状態は満了日から毎日自動で決まります。

画面上部の「期限切れ」「90日以内に期限」「更新申請中」を押すと、その学生だけに絞り込めます。

学生情報から表示している学生は、学生情報の「在留資格ステータス」が空欄や「対象外」でも、在留期限で判定してお知らせします。期限の確認が要らない学生は、在留カードを登録して「対象外」にしてください。

更新の申請を記録する

学生が出入国在留管理局に更新を申請したら、カードの「修正」から「在留期間更新の申請日」を入力します。満了日までの申請なら「更新申請中」になり、退学リスクや期限のお知らせの対象から外れます。新しいカードを受け取ったら、新しい番号で登録してください。

パスポート

「パスポート」タブで旅券番号・発行国・有効期限を登録します。新しいパスポートを登録すると以前のものは履歴になります。有効期限まで180日以内のものは「期限が近い」と表示します。

誤登録を取り消す

ごみ箱のアイコンを押し、理由を入力して「取り消す」を押します。理由は操作記録に残ります。現在のカード（パスポート）を取り消すと、残っているもののうち最新のものが現在のものになります。

期限のお知らせ

毎朝9時（日本時間）に、満了日のちょうど90日・60日・30日前になった在留カードとパスポートについて、学生本人（LINEまたはアプリ、日本語と英語）と留学生担当・管理者に1回ずつお知らせが届きます。更新申請中の学生には届きません。