学費・請求
学費を請求し、入金を確かめ、未納に早く気づく。
学科・年度ごとの請求の作成、入金の記録、免除と返金の承認、期限の通知と催告、未納のフォロー、会計ソフト向けの仕訳の書き出しまで。お金の記録を学生ごとに一つにまとめます。
学費の流れ
F01 請求をつくる
経理・管理者
学科・年度・費目・請求月ごと
F02 期限の前後に知らせる
Classio
30・14・7日前、翌日・30日後
F03 支払う
学生・保護者
振込・窓口・オンライン
F04 入金を記録する
経理・管理者
一部入金も区別
F05 免除・返金を承認
承認者
作成者とは別の担当者
F06 未納をフォローし、仕訳を書き出す
経理・管理者
会計ソフト向けCSV
誰が、どの順番で動くか。「Classio」の行は、システムが自動で行うことです。
学費の管理とは（Classioの場合）
学費の管理は、学生ごとの請求を作り、入金を確かめ、期限を過ぎたものに早く気づいて対応する仕事です。Classioでは、請求・入金・免除・返金が同じ学生の記録で管理され、免除と返金は作成した人とは別の担当者が承認してから反映されます。学費は学校の口座に入り、Classioがお金を預かることはありません。
最終更新：2026年10月26日
請求をつくる：学科・年度・費目・請求月ごと
授業料・入学金・施設費・教材費・検定料などの費目ごとに、学科・年度・請求月の請求額を決めます。同じ費目を複数の請求月に分ければ、分納になります。「請求設定」から、在籍中・休学中の学生の請求を学科と年度ごとにまとめて作れます。
請求ごとに、一部入金を認めるかを決められます。初期値は学校のルールの「分割入金」から決まります。
入金を記録し、延滞に気づく
経理・管理者は、銀行振込や窓口での現金などの入金を記録します。残高より多い金額は記録できず、一部だけの入金は「一部入金」として残ります。期日を過ぎた未払いは「延滞一覧」に並び、行の「対応する」から入金の記録・免除・書類の発行に進めます。
オンライン決済を使う学校では、学費は学校のStripeアカウントに直接入ります。決済会社から支払い完了の連絡が届いたときだけ入金済みにし、支払い画面から戻っただけでは入金済みにしません。
期日を過ぎた未払いを、日数の長い順に確かめる延滞一覧
- 延滞の件数と総額
- 期日からの日数。長いものに「要注意」
- 入金の記録・免除・書類の発行に進みます
期限の通知と催告、未納のフォロー
毎日、日本時間の朝8時に、未払い・一部入金の請求を確かめ、期限の30日前・14日前・7日前と、期限の翌日・30日後に、紐づいた保護者へお知らせします。学生本人に送るかは学校が決めます（初期設定は送らない）。静かな時間帯を設定している人には、その時間帯が終わってから届き、省かれることはありません。
塾の月謝では「未納フォロー」で家庭ごとに状況を確かめ、催告・連絡の記録・文面を作って送る、から対応します。文面の金額・期限は学費の記録から入り、AIが書くのは言い回しだけで、職員が確かめてから送ります。同じ請求への催告は24時間に1回までです。
入金の流れと、期日からの日数ごとの未収残高
- 直近12か月の入金額
- 請求の状態ごとの件数
- 支払期日からの日数ごとの未収残高
免除と返金は、別の担当者が承認する
免除（全額・一部）と返金は申請として作られ、作成した人とは別の担当者が承認してから反映されます。管理者以外の承認者には、承認できる金額の上限を設定できます。どの承認も監査ログに残ります。
オンライン決済で受けた学費の返金は、決済会社から返金完了の連絡が届いてから記録します。奨学金は、受給の記録として管理します（請求額は自動では変わりません）。
会計ソフトに取り込める仕訳を書き出す
「会計連携」で、学費・保育料・レッスン請求・法人請求から月ごとの仕訳を作り、freee会計（振替伝票）・マネーフォワード クラウド会計（仕訳帳）・汎用CSVで書き出します。期間は12か月までで、文字コードはShift_JISかUTF-8を選べます。
勘定科目と税区分の初期設定は仮のものです。顧問の税理士・会計士に確認して設定してから書き出します。Classioは会計ソフトの代わりではありません。
月ごとの仕訳を、会計ソフトの形式で書き出します
- freee会計・マネーフォワード クラウド会計・汎用CSV
- Shift_JIS か UTF-8
- 請求後に金額を変えた請求は、前に書き出したファイルと金額が変わります
- 仕訳の数と、借方・貸方の合計
こんなときは
- 一部だけ入金された
- 「一部入金」として残り、残りの金額への期限の通知も続きます。一部入金を認めない費目では、残高と同じ金額だけ記録できます。
- 支払い画面から戻ったが、入金済みにならない
- 決済会社から支払い完了の連絡が届いてから入金済みにします。
- 入金を記録したあとで、通知が届いてしまった
- 入金済みになった請求には通知を送りません。通知の前に入金を記録してください。
- 返金したい
- 返金の申請を作り、別の担当者が承認します。振込などで返したときは、その返金を記録します。
- 学生本人には学費を見せたくない
- 学生のホーム・学費のページ・学費のお知らせは、学校の設定で個別に表示・送信します。初期設定はすべてオフで、保護者には常に表示します。
できないこと・確認が必要なこと
- カード・コンビニ払いは、学校のStripeアカウントの開設と、対象環境での動作確認のあとにご提供します。決済手数料は決済会社の料金で、Classioは学費の手数料を上乗せしません。
- 口座振替は、収納代行会社との契約と、対象環境での確認のあとにご提供します。
- 学校法人会計の代わりにはなりません。会計連携は、会計ソフトに取り込むための書き出しです。
- 銀行の入金明細を自動で照合する機能はありません。