この記事の結論
学校管理システムは、①選定チームと決める人を決め、②今の業務と台帳を書き出し、③譲れない決まりを決めてから、④候補を絞り、⑤すべての候補に同じ操作をデモで試してもらい、⑥同じ条件の見積りで比べて決めます。デモでは機能の多さより、「誰が入力し、誰が直し、誰が承認し、何が出てくるか」を同じシナリオで確かめます。
最終更新：2026年10月26日
選定チームと決める人
選定は、毎日使う人と、決裁する人の両方が関わると、導入後の手戻りが減ります。
- 毎日使う部署（教務・学生課・事務・教室長など）から1人ずつ。
- 学費と請求を扱う人（使う場合）。
- 個人情報と端末の管理を担当する人。
- 最終的に決裁する人と、決める期限。予算の時期から逆算します。
今の業務を書き出す
製品を見る前に、今使っている台帳と様式を集めます。デモで「これと同じものが出せるか」を確かめる材料になります。
- 台帳：学生名簿、出席簿、成績一覧、請求と入金の一覧、就職や在留の一覧。
- 様式：証明書、通知表、成績表、請求書、届出や報告に使う一覧。
- 年間の行事：入学、学期の切り替え、成績の確定、学費の請求、届出・報告の時期。
- 困っていること：転記が多い作業、締切に追われる作業、特定の人しかできない作業。
譲れない決まりを決める
システムに合わせて変えてよい運用と、変えられない決まりを分けます。変えられない決まりが、候補を絞る条件になります。
- 出席の基準：遅刻・早退・公欠の扱い、出席率の計算、警告を出す基準。
- 成績の確定：誰が入力し、誰が確定し、確定後の訂正を誰が承認するか。
- 証明書の承認：申請から発行までに承認する人と、発行の記録。
- 学費：請求の単位（月・学期・年）、減免、分納。
- 見られる範囲：担任・教科担当・事務がそれぞれ見てよい記録。
候補を絞る
候補は、学校の種類に合うタイプと、料金の単位で絞ります。大学向けの大規模なシステム、学校の種類に合わせたパッケージ、校務支援システム、塾向けのツール、kintoneなどでの自作、Excelでの運用では、向いている学校と費用の構造が違います。
3社程度に絞り、すべての候補に同じ資料（今の台帳・様式・決まり）を渡します。
デモで実際に操作して確かめること
すべての候補に、同じシナリオを同じ順番で操作してもらいます。説明を聞くより、「誰が入力し、誰が直し、誰が承認し、何が出てくるか」を画面で確かめます。
- 専門学校
- 同じシナリオで試すこと授業の出席をつける → 欠席の多い学生に警告 → 担任が面談を記録 → 成績を確定 → 成績証明書を承認して発行
- 最後に出てくるもの出席率の一覧、面談の記録、証明書
- 日本語学校
- 同じシナリオで試すこと在留カードを登録 → 出席率が下がった学生を確認 → 在留期限が近い学生を一覧 → 届出に使う一覧を出す
- 最後に出てくるもの在留期限の一覧、出席率の一覧、届出に使う一覧
- 大学
- 同じシナリオで試すこと履修登録 → 定員超過の抽選 → 成績を入力・確定 → 卒業要件に対する不足単位を確認
- 最後に出てくるもの履修者名簿、不足単位の一覧
- 私立小中高
- 同じシナリオで試すこと保護者が欠席を連絡 → 出席簿に反映 → 学期末に評価を入力 → 通知表を印刷
- 最後に出てくるもの出席簿、通知表
- 塾・習い事
- 同じシナリオで試すこと保護者が欠席を連絡 → 振替を予約 → 講師が指導報告を書く → 月謝を請求
- 最後に出てくるもの振替の記録、指導報告、請求
- 教習所・講習
- 同じシナリオで試すこと受講者を登録 → 教習・講習の進み具合を記録 → 修了を確定
- 最後に出てくるもの進み具合と修了の記録
その場で確かめられなかった点は「非対応」と決めつけず、質問として残し、書面で回答をもらいます。
見積りを同じ条件で比べる
見積りは、同じ人数・同じ範囲で、次の5つに分けて出してもらいます。
- 月額（または年額）の利用料と、料金の単位（人数の数え方）。
- 初期設定と導入支援。
- データの移行と、取り込んだあとの照合の作業。
- 研修。
- 決済・通知など外部サービスの費用と、契約終了時のデータの受け取り。
決裁と導入時期
決裁の資料には、比較表のほかに、デモで確かめた結果と、残った質問への回答を付けます。
導入時期は、年度や学期の切り替えから逆算します。データの整備、試行運用、職員の練習の期間を含めて、余裕を持って決めます。
よくある失敗
- 機能の一覧の数で選び、毎日の操作を試さなかった。
- 候補ごとに違うシナリオでデモを見て、比べられなかった。
- 月額だけを比べ、移行・研修・外部サービスの費用を見落とした。
- 一つの部署だけで決め、ほかの部署の決まりに合わなかった。
- 契約終了時にデータをどう受け取るかを確かめなかった。
よくある質問
- 選定にはどのくらいの期間がかかりますか？
- 台帳の書き出しからデモ、見積りの比較、決裁まで、数か月を見込む学校が多いです。導入したい年度の切り替えから逆算して始めます。
- RFP（提案依頼書）は必要ですか？
- 候補が多い場合や、法人内で説明が必要な場合に役立ちます。ひな形を使うと、データの書き出しや契約終了時の扱いなど、抜けやすい項目をそろえられます。
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参考資料
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参照先の確認日：2026年10月18日