この記事の結論
振替のルールは、「いつまでに連絡すれば振替できるか」「いつまでに振替を使うか」「月や期に何回までか」「どの授業に振替できるか」「振替した授業をさらに休んだらどうするか」「教室の都合で休むときはどうするか」の6つを決めておくと、保護者との行き違いが減ります。決めたルールは入会時に書面で渡し、例外を認めたときは理由とともに記録します。
最終更新：2026年10月26日
決めておく6つの項目
どの教室でも、次の6つが決まっていれば、ほとんどの問い合わせに同じ答えを返せます。
- 欠席連絡の締切
- 決めること授業の何時間前（何分前）までの連絡なら振替の対象にするか
- 決め方のヒント席を空けて他の生徒の振替に回せる時間から逆算します
- 振替の有効期限
- 決めること欠席した日から何日以内（何週間以内）に振替を使うか
- 決め方のヒント月謝の区切りや期の区切りとそろえると説明しやすくなります
- 回数の上限
- 決めること月に何回、期（半年など）に何回まで振替できるか
- 決め方のヒント上限を超えた欠席は振替なしで、受講回数に含めます
- 振替先
- 決めること同じ講師の授業か、空いている授業ならどれでもよいか、別のクラスでもよいか
- 決め方のヒント集団授業は同じ進度のクラスに限ると混乱が少なくなります
- 再振替
- 決めること振替した授業をさらに休んだとき、もう一度振り替えるか
- 決め方のヒント「再振替はしない」と決める教室が多く、運用が簡単です
- 教室の都合で休むとき
- 決めること講師の急な休みや休講のときの扱い
- 決め方のヒント振替の回数に含めず、期限も別に設けると納得されやすくなります
表の決め方は一般的な例です。教室の事情に合わせて決めてください。
ルールの例
教室の形によって、決めやすいルールは違います。次の例をたたき台にしてください。
| 教室の形 | ルールの例 |
|---|---|
| 個別指導 | 前日の20時までの連絡で振替可。欠席日から1か月以内。月2回まで。振替先は空いている時間帯から選択。再振替なし。 |
| 集団授業 | 授業開始の2時間前までの連絡で振替可。同じ学年・同じ単元の別クラスに限る。期（4〜9月・10〜3月）に3回まで。 |
| 習い事（音楽・スポーツなど） | 前日までの連絡で振替可。欠席日の月と翌月の範囲。月1回まで。発表会前の月は振替なし。 |
表の内容は説明のための例で、特定の教室のルールではありません。
保護者への伝え方
ルールは短い文で、数字を入れて伝えます。入会時の書面、教室の掲示、アプリやメールのお知らせで同じ文を使います。
- 例文（入会時）：「欠席のご連絡は、授業前日の20時までにお願いいたします。期限内にご連絡いただいた欠席は、欠席日から1か月以内に、月2回まで振替ができます。」
- 例文（期限を過ぎた連絡に）：「ご連絡ありがとうございます。今回は前日20時を過ぎてのご連絡のため、振替の対象外となります。何卒ご了承ください。」
- 例文（上限に達したとき）：「今月の振替は2回ご利用いただいております。今回の欠席は振替の対象外となりますので、ご了承ください。」
- 例文（教室の都合で休講するとき）：「講師の都合により、◯月◯日の授業をお休みいたします。振替の回数には含めずにご案内いたします。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。」
例外の扱いと記録
病気や学校行事などで、ルールどおりにできない場面は必ずあります。例外を認めるかどうかは教室長が判断し、認めたときは「誰の、どの欠席を、どんな理由で、どう扱ったか」を記録します。
記録が残っていれば、別の講師や事務の方が対応しても同じ判断ができ、「前は認めてもらえた」という行き違いを防げます。
よくあるトラブル
- 電話・LINE・口頭で連絡がばらばらに届き、締切に間に合ったか分からない：連絡の受け口を決め、受け付けた日時が残る方法にします。
- 振替の空きを講師ごとに把握していて、受付の人が答えられない：振替できる授業と空き席を、教室全体で見られるようにします。
- 期限が切れた振替について、あとから問い合わせが来る：期限が近い振替を、教室から先にお知らせします。
- 空き待ち（キャンセル待ち）と予約が混ざる：空き待ちは予約ではないことを、保護者にも分かる表示で区別します。
Classioでは
Classioでは、コースごとに欠席連絡の締切、振替の期限、月や期の上限、振替先を設定でき、保護者は画面から欠席を連絡して空いている授業に振替を予約できます。教室のLINEにふだんの言葉で送るだけでも連絡になります。教室は期限の延長などの例外を、理由とともに記録できます。