留学生の在籍管理：届出・報告の時期と、必要な記録

学校の種類で、関わる決まりが違う

同じ「留学生の在籍管理」でも、学校の種類によって関係する機関と資料が違います。

文部科学省の運用ガイドラインでいう「大学等」は、大学と高等専門学校です。専門学校（専修学校）は含まれません。

毎日の記録で押さえておくこと

届出や報告は、毎日の記録の積み重ねから作ります。学校として残しておきたい記録です。

• 出席：授業ごとに記録し、学生ごとの出席率を毎月確かめます。認定日本語教育機関の定期報告の項目と数え方は、手引きで定められています。
• 在留カードの期限：番号と期限を記録し、更新が間に合うよう早めに学生に知らせます。在留期間の更新は、満了の概ね3か月前から申請できます。申請中の学生は「申請中」であることも記録します。
• 資格外活動（アルバイト）の時間：包括許可で働けるのは週28時間以内、学校の長期休業期間は1日8時間以内です。勤務先と時間を把握し、超えていないか確かめます。
• 連絡が取れない学生：大学・高専のガイドラインでは、在留資格に応じた活動を確認した最後の日の翌日から1か月を過ぎても直接連絡が取れない学生を、文部科学省への定期報告で報告するよう示されています。
• 入学前の確認：大学・高専のガイドラインでは、前の日本語教育機関などでの出席状況を確かめ、合理的な理由がない場合は8割以上を目安とすることが示されています。

よくある困りごと

• 担当者が替わり、期限の一覧がどこにあるか分からない：期限と対応の記録を、個人のファイルではなく学校の記録として残します。
• 出席率の計算が担当者ごとに違う：欠席の扱いや期間の区切りなど、計算のルールを学校として決め、記録から同じ方法で数えます。
• アルバイトの時間を学生の自己申告に頼っている：申告の時期と方法を決め、記録を残します。

よくある質問

専門学校は、文部科学省の運用ガイドラインの対象ですか

対象ではありません。ガイドラインでいう「大学等」は大学と高等専門学校です。専門学校は、出入国在留管理庁への届出と、教育機関の選定（適正校など）の考え方を確かめます。

受入れの開始・終了の届出は義務ですか

入管法第19条の17では「届け出るよう努めなければならない」とされています。出入国在留管理庁は、適正校を選ぶときに届出が適正に行われているかを確かめます。