学生と保護者の電話番号や住所などの個人情報は、必要な人が、必要なときだけ見られるようにしています。画面では値が隠れていて、「表示」を押したときだけ見え、そのたびに閲覧記録が残ります。
隠れている情報と理由
個人情報は、次の情報区分に分けて扱います。
連絡先（電話・メール・緊急連絡先）
住所・郵便番号・勤務先
生年月日
配慮事項（健康・障害・食事）
国籍・在留情報
家庭の状況・学籍上の備考（保護者の親権・同居と、学生の学籍上の備考）
学生詳細の「プロフィール」タブと「保護者」では、これらの値が「●●●」で表示されます。見られない情報区分は、項目ごと表示されません。
学生一覧・保護者一覧・職員一覧には、電話番号・住所・生年月日・配慮事項は表示されません。学生一覧に電話番号・生年月日・保護者メールの列はありません。
役割ごとに見られる範囲（初期設定）
学校が変更していない場合は、次のとおりです。
| 役割 | 見られる情報区分 |
|---|---|
| 管理者・教務管理者・学籍担当 | すべて |
| 担任 | 担任するクラスの学生の連絡先だけ |
| 教科担当 | なし |
| 進路担当 | 連絡先・生年月日 |
| 留学生担当 | 連絡先・住所・生年月日・在留情報 |
| スクールカウンセラー | 連絡先・配慮事項・家庭の状況 |
| スクールソーシャルワーカー | 連絡先・住所・配慮事項・家庭の状況 |
| 養護教諭 | 連絡先・生年月日・配慮事項 |
| 経理 | 連絡先・住所 |
初期設定では、教員は住所を見られません。
「表示」と閲覧記録
学生詳細の「プロフィール」タブか「保護者」を開きます。
見たい項目の「表示」を押します。
「個人情報を表示しますか？」の確認で「表示する」を押します。その学生の、その情報区分だけが表示され、閲覧記録に残ります。閲覧記録は学校の管理者が確認できます。
見られる情報区分をすべて表示するときは「まとめて表示」を押します。
見終わったら「もう一度隠す」を押します。ページを離れても隠れます。
保護者一覧に電話番号の列はありません。「電話」を押して確認すると、その保護者の電話番号が表示され、記録に残ります。
「すべて編集」の画面と保護者の編集画面では、開くときに確認が出ます。「表示して編集する」を押すと値が読み込まれ、「編集」として記録されます。「すべて編集」で「戻る」を選ぶと、個人情報の項目を除いて編集できます（保護者の編集画面は開きません）。見られない情報区分の項目はフォームに表示されず、変更もできません。
印刷や出力でも同じルールが使われます。
学生台帳PDFでは、見られない情報区分に「（閲覧権限なし）」と印刷されます。
お知らせの「未確認者の電話連絡リスト」（CSV）には、出力する人が連絡先を見られる学生の保護者の電話番号・メールだけが入ります。
緊急時の閲覧
学生の詳細は開けても、連絡先や住所を見られない場合があります（教科担当の場合や、担任が住所を見る場合など）。このときはプロフィール上部のお知らせに「緊急時の閲覧」が表示されます。
「緊急時の閲覧」を押します。
理由を選びます（所在が確認できない／急病・けが／災害・事件／保護者と連絡がつかない／その他（理由を記入））。「その他」のときは状況を書きます。
「記録して表示」を押します。
その学生の連絡先と住所が30分間見られます。
緊急時の閲覧は記録され、すべての管理者にすぐ通知（LINE・アプリ・メール）が届きます。通知には、使った人と理由が書かれ、学生の個人情報は含まれません。
住所秘匿
DV等支援措置などで住所を知られてはいけない学生には、住所秘匿を設定します。設定と解除ができるのは管理者だけです。
学生詳細のお知らせで「住所秘匿にする」を押します。
必要なら経緯を書いて「住所秘匿にする」を押します。解除するときは「住所秘匿を解除」を押します。
住所秘匿の間は、次のようになります。
学生とその保護者の住所を表示できるのは管理者だけです。
緊急時の閲覧でも住所は表示されません。
学生台帳PDFには「（閲覧権限なし）」と印刷されます。
通常は住所を見られる職員には「住所秘匿」の表示が出ます。
迎えや情報提供の制限は、別の引き渡し・情報提供の制限を登録するで登録します。
閲覧範囲を変える
「設定」エリアの「個人情報の閲覧範囲」を開き、「閲覧範囲」タブを選びます。
表の対象（役割）と情報区分の組み合わせごとに、チェックを付け外しします。
必要なら変更の理由を書き、「保存（今日から適用）」を押します。新しい版として保存され、すぐに使われます。
変更できるのは、システム管理の権限を持つ管理者です。
管理者とサポートの行は変更できません。
上限を超えるマスは開けません。在留情報と配慮事項は教員には開けません。
教科担当は連絡先・生年月日まで、担任は連絡先・住所・生年月日・家庭の状況までです。
範囲を狭くすることはいつでもできます。
「初期設定に戻す」で初期設定に戻せます。「変更履歴」には版が残ります。「常に適用されるルール」には、学校が変えられないルールが並びます。
閲覧記録を確認する
「閲覧記録」タブには、表示、緊急時の閲覧、設定の変更（閲覧範囲の変更、住所秘匿の設定・解除）が残ります。
日時、職員、学生、目的（画面で表示・編集のため・印刷・出力・緊急時の閲覧）が表示されます。
「すべて」「表示」「緊急時の閲覧」「設定の変更」で絞り込めます。
1ページに50件ずつ表示されます。
ほかの操作の履歴は監査ログで操作の履歴を確認するをご覧ください。
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