「設定」エリアの「他システムからの乗り換え」では、前のシステムから書き出したExcel（.xlsx）またはCSVを、そのまま取り込めます。ファイルの列をClassioの項目に対応づける「列の対応」を確認してから取り込むので、テンプレートに貼り直す必要はありません。
学生の取込は管理者と教務管理者、移行時残高の取込・取り消し・前受金の充当は管理者と経理担当が行えます。教務管理者は取込履歴と前受金の残額を確認できます。
列の対応
「列の対応」で、前に保存した対応を選ぶか、「見出しから自動で推定する」のままにします。
ファイルを選び、「列を読み取る」を押します。読み取りの段階では何も登録されません。
Classioの項目ごとに、使うファイルの列を選びます。右側に1行目の値が表示されるので、正しい列かを確かめます。
必須の列が足りないときは、画面上部に「このままでは取り込めません」と理由が表示されます。
どの項目にも対応していない列は「取り込まない列」に並びます。
同じシステムの書き出しを次も取り込むときは、「列の対応を保存」で名前を付けて保存しておくと、次回は「列の対応」から選べます。
CSVの文字コードは、UTF-8とShift_JIS（Windows版Excelの既定）を自動で判別します。和暦の日付（平成19年5月1日、R6.4.1 など）、ひらがなのフリガナ、全角の数字は取り込み時に整えます。氏名が1列の場合は、姓と名の間の空白で分けます。
学生を取り込む
「学生」タブで列を対応づけ、「検証する」を押します。
登録できる行・仮登録になる行・エラーの行の件数と、行ごとの問題が表示されます。問題の一覧はCSVでダウンロードできます。
「〇件を取り込む」を押します。学生一括登録と同じく、完全な行は学生アカウントを作成して招待し、不足項目のある行は仮登録になります。エラーの行は取り込まれません。
取り込んだあとは「取込照合センター」で件数を照合します。
移行時残高を取り込む
移行時残高は、前のシステムで残高が確定した日（移行基準日）時点の、学生ごとの未収金と前受金（過入金を含む）です。
「移行時残高」タブで「移行基準日」と「未収金の支払期限」を入力します。テンプレートが必要なときは「テンプレート（CSV）」をダウンロードします。
ファイルを選んで列を読み取り、学生を特定する列（学籍番号・メールアドレス・氏名のいずれか）と金額の列を対応づけます。金額は「未収金」「前受金」の2列か、プラスが未収・マイナスが前受を表す「残高」の1列のどちらかです。
「検証レポートを作成」を押すと、未収金と前受金の件数・合計、0円の行、エラーの行（重複・学生不一致を含む）が表示されます。「検証レポート（CSV）」でダウンロードできます。
エラーの行が1行でもあると取り込めません。元のファイルを直して、もう一度読み取ります。
「移行時残高を取り込む」を押して確認します。
エラーになるのは、学生が見つからない行、同姓同名で特定できない行、同じ学生が2回ある行、すでに移行時残高を取り込んだ学生の行、小数・マイナス（「残高」列以外）・読み取れない金額の行、未収金と前受金の両方に金額がある行です。
取り込むと、次のようになります。
未収金は、費目「移行残高」の学費として、入力した支払期限で作成されます。学費の一覧や延滞一覧にほかの請求と同じように表示され、入金の記録やオンライン支払いができます。
前受金は「取込履歴・前受金」の「前受金の残額」に並びます。
前受金を充当する
「取込履歴・前受金」タブの「前受金の残額」で、学生の行の「充当」を押します。
その学生の未納の学費に、支払期限の早い順で充当されます。分割払いが許可されていない請求は、全額を充当できる場合だけ充当します。
充当は入金方法「前受金充当」の入金として記録されます。未納の請求がまだないときは充当できないので、次の請求が作成されてから行います。
「月謝」画面の「月謝を生成」で「前受金を新しい請求へ自動で充当する」をオンにすると、毎月の生成で作った請求に、その学生の前受金が自動で充当されます。ほかの学生の請求には充当されません。
取込を取り消す
「移行時残高の取込履歴」で「取り消す」を押し、理由を入力すると、その取込で作成した未収金を削除し、前受金を無効にします。取り消せるのは、入金・免除・口座振替・請求書・支払いリンク・督促メモ・充当のいずれもまだない取込だけです。取り消せない取込には、その理由が表示されます。取込と取り消しは監査ログに記録されます。
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